团队 / 散客核心档案：对接销售部、计调部，按 一团一档、一人一档 标准，收集旅游合同（需为行政部门统一印制编号版本）、游客名单（注明老人、儿童等特殊群体）、计调单（含团号、地接社、导游信息等）、行程表（需旅行社签章与游客代表签字）、地接社确认件（带完整印章）等核心资料。
服务配套档案：收集旅游用车合同（实行 一团一车一合同 ，自备车辆需附出车任务单）、导游带团记录（含服务质量与游客反馈）、游客意见反馈表（10 人以内团队至少 2 份，10-20 人至少 4 份）等服务过程资料，确保每笔业务 合同 - 服务 - 反馈 链条完整。
辅助与合规档案：对接财务部、行政部，收集补充协议、付款凭证、发票存根、供应商资质文件（营业执照、经营许可）、员工导游证等辅助资料，以及文旅部门政策文件、企业资质证书等合规档案。
严格执行 及时归档 要求：旅游团队返回后，督促导游在 3 个工作日内提交资料，当月所有出团档案需在最后一个团队返回后 1 周内完成归集。
核查资料完整性：检查合同、计调单等主件是否填写完整（无空格空项，省略内容需划线标注），传真件需提供复印件，缺件需由经办人出具书面说明后方可归档。
按 业务类型 + 时间 + 团号 建立分类体系：
业务类型维度：分为国内游档案、出境游档案（单独标注，保管期更长）、供应商档案、合规档案四大类；
时间与团号维度：按 年份 - 月份 - 团号 编码（如 2025-09-T001），散客档案补充游客姓名首字母，确保每份档案编码唯一。
编制规范案卷：每卷档案含卷面、目录、内容三部分 —— 卷面注明旅行社名称、起止时间、保管人及案卷编号；目录列明序号、资料名称、日期与页码；内容按合同号或团号顺序装订。
纸质档案存储：档案室需保持干燥通风，配置防潮、防虫、防火设备，档案柜上锁管理，定期（每季度）检查档案完好度，对破损、褪色资料及时修复或扫描备份。
电子档案安全：重要档案采用 本地服务器 + 云端 双备份，对游客身份证、联系方式等敏感信息进行脱敏处理（隐藏关键 digits），设置访问权限分级（如销售部仅可查看本部门业务档案）。
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